Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Version 2026-09-26-v4 · Stand: 26. September 2026

1. Parteien, Abschluss und Hauptvertrag

Auftragsverarbeiter ist Matthias Hallmann, Einzelunternehmen, Schärdinger Straße 6, 94127 Neuburg am Inn, Deutschland, E-Mail: hey@hallmann.cards, als Anbieter von Dentermin. „Dentermin“ bezeichnet in dieser Vereinbarung diesen Auftragsverarbeiter.

Verantwortlicher ist der im elektronischen Annahmenachweis bezeichnete Kundenbetrieb. Dessen vollständiger Name beziehungsweise Firma, Anschrift, vertretende Person, bestätigte Vertretungsbefugnis und Kontaktadresse sowie die zugehörige Betriebskennung werden bei der Annahme erfasst. Dieser Annahmenachweis ist Bestandteil der Vereinbarung. Die annehmende Person erklärt, zur Vertretung dieses Betriebs berechtigt zu sein.

Dentermin bietet diese Vereinbarung mit ihren vier Anlagen verbindlich an. Sie kommt durch die ausdrückliche elektronische Annahme durch den berechtigten Inhaber des Betriebskontos zustande. Registrierung, Seitenaufruf oder Kenntnisnahme einer Datenschutzerklärung ersetzen diese Annahme nicht. Vertragsfassung, Prüfsumme, Parteienangaben, bestätigte Vertretungsbefugnis, Nutzerkennung und Zeitpunkt werden als Annahmenachweis gespeichert und können vom Betrieb abgerufen werden.

Hauptvertrag ist das Nutzungsverhältnis über Dentermin für den im Annahmenachweis bezeichneten Betrieb einschließlich des ausdrücklich bestellten Tarifs und der einbezogenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese Vereinbarung gilt auch während der unentgeltlichen Probephase. Sie beginnt mit ihrer Annahme, gilt für die Dauer der beauftragten Verarbeitung und wirkt bis zur ordnungsgemäßen Rückgabe beziehungsweise Löschung und Erfüllung der verbleibenden Datenschutzpflichten fort.

2. Gegenstand und Verantwortung

Dentermin verarbeitet die in Anlage 1 beschriebenen Daten zur technischen Bereitstellung der Online-Terminbuchung und der vom Verantwortlichen eingerichteten Verwaltung. Die Vorgänge umfassen Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Anzeigen, Ändern, Übermitteln, Exportieren, Einschränken und Löschen. Zwecke, Datenarten und betroffene Personen sind in Anlage 1 für diesen Leistungsumfang festgelegt.

Der Verantwortliche entscheidet über die Rechtmäßigkeit der Erhebung, angebotene Leistungen, Buchungsregeln, notwendige Angaben und Aufbewahrungszwecke. Er erfüllt seine Informationspflichten und bestimmt eine geeignete Rechtsgrundlage. Dentermin bleibt für seine eigenen gesetzlichen Pflichten als Auftragsverarbeiter verantwortlich. Die Vereinbarung entbindet keine Partei von ihren Pflichten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gehören nicht zum vereinbarten Umfang. Anamnesen, Diagnosen, Befunde, Akut-Triage und Kundendokumente dürfen nicht verarbeitet werden. Auch eine Leistungsbezeichnung oder der Zusammenhang einer Buchung kann Gesundheitsinformationen erkennen lassen. Der Verantwortliche darf den vereinbarten Ablauf daher nur für Angebote verwenden, bei denen solche Informationen nicht verarbeitet werden. Eine Erweiterung verlangt eine gesonderte Vereinbarung und passende technische Maßnahmen.

Eigene Geschäftsbeziehungs-, Abrechnungs- und notwendige Nachweisdaten, für deren Zwecke Dentermin selbst verantwortlich ist, unterliegen den gesonderten Datenschutzhinweisen. Diese Abgrenzung gestattet keine Nutzung der im Auftrag verarbeiteten Kunden- oder Termindaten für eigene Werbung oder andere eigene Zwecke.

3. Weisungen und Vertraulichkeit

Dentermin verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als anfängliche Weisung gelten diese Vereinbarung, der vereinbarte Funktionsumfang und die von berechtigten Nutzern gewählten Einstellungen und ausgelösten Vorgänge. Weitere Weisungen, insbesondere zu Auskunft, Rückgabe, Einschränkung, Löschung und Drittlandübermittlungen, sind in Textform an hey@hallmann.cards zu richten. Die Weisungsbefugnis ist in Anlage 4 geregelt.

Ist Dentermin nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats zu einer abweichenden Verarbeitung verpflichtet, informiert es den Verantwortlichen vorab über diese rechtliche Anforderung, soweit das betreffende Recht dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses untersagt. Dentermin informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt, und darf die betroffene Ausführung bis zur Klärung aussetzen. Die übrigen Schutzpflichten bleiben bestehen.

Dentermin gewährt Zugang nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen und vor dem Zugang zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Berechtigungen werden auf die Aufgabe begrenzt, bei Wegfall entzogen und regelmäßig überprüft. Die Vertraulichkeit gilt über das Ende der Tätigkeit hinaus. Beschäftigte werden über ihre Datenschutzpflichten und den zulässigen Umgang mit den Daten unterrichtet.

4. Sicherheit

Dentermin trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen, dem vereinbarten Risiko angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Anlage 2 konkretisiert die Maßnahmen und Betriebspflichten. Dentermin erhält die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Verarbeitung und überprüft regelmäßig die Wirksamkeit der Maßnahmen.

Maßnahmen dürfen weiterentwickelt und durch mindestens gleichwertige Maßnahmen ersetzt werden. Das vereinbarte Schutzniveau darf dadurch nicht verringert werden. Wesentliche Änderungen mit Auswirkungen auf die Verarbeitung werden dokumentiert und dem Verantwortlichen mitgeteilt. Eine pauschale Zertifizierung, ausnahmslose Fehlerfreiheit oder ein bestimmtes Verfügbarkeits- beziehungsweise Wiederherstellungszeitfenster wird nicht zugesagt; gesetzliche Schutz- und Unterstützungspflichten bleiben uneingeschränkt bestehen.

5. Weitere Auftragsverarbeiter und Übermittlungen

Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine schriftliche Genehmigung zur Einbindung weiterer Auftragsverarbeiter für die in Anlage 3 beschriebenen Dienste. Voraussetzung ist, dass Dentermin vor der jeweiligen Verarbeitung deren ausreichende Garantien prüft, ihnen durch wirksame Verträge die erforderlichen Datenschutzpflichten auferlegt und die zulässige Grundlage etwaiger Drittlandübermittlungen sicherstellt. Ein in wirksam vereinbarte Anbieterbedingungen einbezogenes Data Processing Addendum kann einen solchen Vertrag bilden; eine gesonderte Unterschrift auf Papier ist nicht erforderlich.

Dentermin führt ein aktuelles Verzeichnis der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter mit Rechtsträger, Aufgabe, Verarbeitungsorten und gegebenenfalls Transfergrundlage. Es stellt dieses Verzeichnis sowie erforderliche Informationen und geeignete Nachweise auf Anfrage bereit. Die technischen Dienstnamen und öffentlich dokumentierten Standardbedingungen in Anlage 3 sind keine Behauptung einer individuell ausgehandelten oder gesondert unterzeichneten Vereinbarung.

Über die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines weiteren Auftragsverarbeiters informiert Dentermin den Verantwortlichen vor Beginn der neuen Verarbeitung in Textform, grundsätzlich mindestens 14 Kalendertage vorher. Innerhalb dieser Frist kann der Verantwortliche aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Die Parteien klären den Einwand und suchen eine geeignete Alternative. Solange ein berechtigter Einwand nicht ausgeräumt ist, wird die betroffene neue Verarbeitung für den Verantwortlichen nicht begonnen. Lässt sich keine geeignete Lösung finden, kann er die betroffene Leistung außerordentlich beenden. Gesetzliche Rechte bleiben bestehen.

Dentermin bleibt gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der weitergegebenen Pflichten verantwortlich. Entsprechende Anforderungen gelten auch für weitere Unterbeauftragungen in der Leistungskette. Eine Übermittlung oder ein Fernzugriff außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur unter den Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO, etwa aufgrund eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien einschließlich erforderlicher zusätzlicher Maßnahmen. Informationen zu den Garantien und eine zugängliche Kopie können über hey@hallmann.cards angefordert werden. Eine europäische Datenbankregion allein ersetzt diese Prüfung nicht.

6. Rechte, Unterstützung und Vorfälle

Dentermin unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei Anträgen betroffener Personen, insbesondere zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Unmittelbar eingehende Anträge zu Auftragsdaten leitet es ohne unangemessene Verzögerung an den Verantwortlichen weiter und beantwortet sie nicht eigenmächtig inhaltlich, soweit keine Weisung oder gesetzliche Pflicht besteht. Die Unterstützung wird so erbracht, dass der Verantwortliche seine gesetzlichen Fristen einhalten kann.

Dentermin unterstützt den Verantwortlichen bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Risikobewertungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen der Aufsichtsbehörde und erforderlichen Meldungen. Der Verantwortliche stellt die dazu benötigten Informationen über seine Verarbeitung bereit.

Wird Dentermin eine Verletzung des Schutzes der Auftragsdaten bekannt, informiert es den Verantwortlichen unverzüglich über den Kontakt in Anlage 4. Die Information beschreibt, soweit bekannt, Art und Umfang, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, Ansprechpartner sowie getroffene oder vorgeschlagene Abhilfe. Fehlende Informationen werden ohne unangemessene weitere Verzögerung ergänzt. Dentermin sichert erforderliche Nachweise, wirkt an Eindämmung und Aufklärung mit und dokumentiert den Vorgang. Meldungen an Behörden und Betroffene werden mit dem Verantwortlichen abgestimmt, soweit gesetzliche Pflichten nichts anderes erfordern.

7. Nachweise und Kontrollen

Dentermin stellt alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung und des Art. 28 DSGVO bereit. Es ermöglicht angemessene Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer und wirkt daran mit.

Die Parteien stimmen den Ablauf grundsätzlich mit angemessenem Vorlauf ab und berücksichtigen den Schutz anderer Kunden, Geschäftsgeheimnisse und die Betriebssicherheit. Vorhandene aussagekräftige Nachweise können genutzt werden, ohne ein erforderliches weitergehendes Prüfungsrecht auszuschließen. Bei konkreten Anhaltspunkten für einen Verstoß, einem Vorfall oder einer behördlichen Anforderung bleiben dringliche Kontrollen möglich. Mängel werden innerhalb einer dem Risiko angemessenen Frist behoben. Diese Vereinbarung begründet keine zusätzlichen pauschalen Prüf- oder Unterstützungsgebühren.

8. Ende, Rückgabe und Löschung

Nach Ende der Verarbeitungsleistungen gibt Dentermin die Auftragsdaten nach Wahl des Verantwortlichen zurück oder löscht sie; vorhandene Kopien werden ebenfalls gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats entgegensteht. Die Wahl kann vor Vertragsende oder anschließend an hey@hallmann.cards mitgeteilt werden. Fehlt sie, fordert Dentermin zur Entscheidung auf und beschränkt die Verarbeitung während der Abwicklung auf sichere Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung. Daraus entsteht kein Recht zur unbegrenzten weiteren Speicherung.

Die Rückgabe erfolgt in einem gebräuchlichen elektronischen Format über einen nach Berechtigungsprüfung vereinbarten sicheren Übertragungsweg. Dateien, private Piik-Daten und andere vom unmittelbaren Datenbankexport nicht erfasste Bereiche werden bei einem vollständigen Rückgabeauftrag zusätzlich berücksichtigt. Nach bestätigter Rückgabe werden die verbleibenden Auftragskopien gelöscht. Anlage 4 regelt die Abwicklung und den Umgang mit Sicherungen und veröffentlichten Kopien.

Dentermin informiert über den Abschluss und auf Nachfrage über Umfang und Ausnahmen der Löschung. Bei gesetzlich erforderlicher Restaufbewahrung benennt es Rechtsgrundlage, Daten, Zweck und Frist, soweit rechtlich zulässig, und beschränkt Zugang und Nutzung auf diesen Zweck. Eigene Vertrags- und Abrechnungsnachweise bleiben nur im gesetzlich zulässigen Umfang bestehen.

9. Vorrang und Änderungen

Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung für die Auftragsverarbeitung dem Hauptvertrag vor. Zwingendes Datenschutzrecht und Rechte betroffener Personen bleiben unberührt. Für die Haftung gelten die gesetzlichen Vorschriften und wirksame, damit vereinbare Bestimmungen des Hauptvertrags; Art. 82 DSGVO und die Verantwortung nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO werden nicht eingeschränkt.

Individuelle Änderungen werden in Textform vereinbart und nachvollziehbar dokumentiert. Das bloße Veröffentlichen einer neuen Vertragsfassung ersetzt keine erforderliche Vereinbarung. Die bei Annahme gespeicherte Fassung bleibt als Nachweis erhalten. Änderungen weiterer Auftragsverarbeiter folgen Abschnitt 5. Ansprechpartner ist Matthias Hallmann unter hey@hallmann.cards.

Anlage 1 – Verarbeitungsumfang

Terminorganisation: Betroffene sind Kunden und Interessenten des Verantwortlichen. Verarbeitet werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, gebuchte nicht sensible Leistung, zuständige Person, Zeitpunkt, Dauer, Status sowie erforderliche Änderungs- und Absageinformationen. Zweck ist die veranlasste Buchung und Verwaltung der Termine. Freie Kundennachrichten, medizinische Formulare, Anamnesen und Kundendokumente gehören nicht dazu.

Team und Betrieb: Betroffene sind Inhaber, vertretungsberechtigte Personen und berechtigte Teammitglieder. Verarbeitet werden Konto- und Betriebszuordnung, Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Rollen, öffentliche Profile, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Buchungseinstellungen. Zweck ist die Berechtigungsverwaltung, öffentliche Darstellung und Zuordnung buchbarer Leistungen.

Transaktionsmitteilungen: Verarbeitet werden Empfängeradresse, benötigte Terminangaben, Nachricht, privater Verwaltungslink und Versand- beziehungsweise Zustellstatus. Zweck sind Bestätigungen, Änderungen, Absagen und gesondert ausgewählte Erinnerungen. Die Entscheidung über optionale Erinnerungen wird getrennt erfasst und ist widerruflich. Allgemeiner Werbeversand an Kunden ist nicht beauftragt.

Technische Vorgänge: Erforderliche Konto-, Betriebs- und Vorgangskennungen, Berechtigungs- und Änderungsnachweise sowie Verbindungs-, Fehler- und Sicherheitsdaten dienen der beauftragten Bereitstellung, Nachvollziehbarkeit und Absicherung. Eine Profilbildung zu fremden Zwecken ist nicht beauftragt.

Optionale Piik-Gestaltung: Nur nach ausdrücklichem Start werden ausgewählte öffentliche Websiteinhalte oder eigene Markenbilder, kurze Gestaltungsangaben, öffentliche Betriebsinformationen und technische Betriebs-, Nutzer- und Auftragskennungen verarbeitet. Sie dienen Buchungsseiten-Entwürfen und Bild-/Textpaketen zur Bewerbung des Buchungslinks. Betroffen sein können Inhaber und berechtigt dargestellte Teammitglieder. Kunden-, Termin-, Patienten- und Gesundheitsdaten dürfen weder als Quelle noch im Beschreibungstext eingegeben werden und werden nicht aus Terminen in den KI-Auftrag übernommen. Piik ist der Name des technischen Gestaltungssystems; Vertragspartner und Auftragsverarbeiter dieser Vereinbarung bleibt Dentermin.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugang und Trennung: Die Anmeldung erfolgt über persönliche Konten. Zugriffe auf Betriebsdaten werden anhand der Anmeldung, Betriebszugehörigkeit und Rolle begrenzt. Datenbankregeln und serverseitige Berechtigungsprüfungen trennen die Betriebe. Technische Verwaltungsschlüssel werden nicht in die öffentliche Anwendung eingebunden. Administrativer Zugang wird auf erforderliche Personen begrenzt und regelmäßig überprüft.

Übertragung und Freigaben: Webanwendung und Schnittstellen verwenden HTTPS. Private Terminverwaltungslinks enthalten zufällige, auf bestimmte Aktionen und eine Geltungsdauer begrenzte Zugangstoken; in der Datenbank werden deren Hashwerte verwendet. Solche Links sind vertraulich zu behandeln. Öffentliche Betriebsangaben und bewusst übernommene Gestaltungsbilder sind für eine Veröffentlichung bestimmt und werden getrennt von privaten Termin- und Gestaltungsdaten behandelt.

Datenminimierung: Buchungsfelder sind auf den beschriebenen Umfang begrenzt. Die ausgeschlossenen Gesundheits- und Dokumentenfunktionen werden nicht für diesen Vertrag bereitgestellt. Piik prüft Anmeldung und Rolle, begrenzt Eingaben, Dateigrößen und Bildtypen und speichert private Quellen und Ergebnisse getrennt. Referenzbilder werden dekodiert und ohne zusätzliche Dateimetadaten neu erzeugt; sichtbare Personen oder Texte werden nicht anonymisiert. Websitequellen werden auf öffentlich erreichbare Adressen begrenzt. Veröffentlichung verlangt eine gesonderte Nutzeraktion.

Änderung und Löschung: Rollenbegrenzte Funktionen ermöglichen Korrektur und Export. Datenschutzanfragen werden nachvollziehbar erfasst und nach Berechtigungsprüfung bearbeitet. Löschvorgänge umfassen nach entsprechender Weisung Datenbank und zugehörige Dateien. Für private Piik-Inhalte werden Löschaufträge mit erneut ausführbarer Speicherbereinigung verwendet; gegenläufige laufende Erstellungsvorgänge werden berücksichtigt. Erforderliche minimale Nachweise werden von zu löschenden Inhalten getrennt.

Betrieb und Wiederherstellung: Dentermin hält Zuständigkeiten für Störungen und Datenschutzvorfälle fest, begrenzt technische Aufträge und überwacht fehlgeschlagene Abläufe. Es dokumentiert erforderliche Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren für Datenbank und Dateien getrennt, schützt Sicherungen vor unberechtigtem Zugriff und überprüft ihre Eignung regelmäßig. Für das Dentermin-Projekt sind tägliche physische Supabase-Datenbanksicherungen vorhanden; am 26. September 2026 waren die Sicherungen vom 19. bis 26. September sichtbar. Eine Datenbanksicherung ist keine Sicherung aller Bilddateien. Verfügbare Sicherungen und Wiederherstellungsbedingungen sind auf Anfrage mitzuteilen. Eine vollständige Wiederherstellung wurde damit nicht nachgewiesen; diese Anlage behauptet keine bestimmte Wiederherstellungszeit.

Bewertung: Dentermin überprüft die Maßnahmen regelmäßig sowie nach wesentlichen Änderungen oder Vorfällen, dokumentiert Risiken und ergreift angemessene Abhilfe. Personen mit Zugriff werden auf Vertraulichkeit, Weisungen und sichere Bearbeitung verpflichtet. Erweiterungen des Datenumfangs werden vor ihrer Nutzung gesondert bewertet.

Anlage 3 – Dienste, Empfänger und internationale Verarbeitung

Diese Anlage beschreibt den technischen Einsatz und die veröffentlichten Standardvertragsmechanismen am 26. September 2026. Abschnitt 5 gilt für jeden tatsächlichen Unterauftrag. Anbieterinformationen belegen keine individuell ausgehandelte Sondervereinbarung. Dentermin stellt die für das verwendete Konto maßgebliche Zuordnung und erforderlichen Nachweise auf Anfrage bereit und muss die Voraussetzungen vor dem jeweiligen Einsatz erfüllen.

Supabase: SUPABASE PTE. LTD., Singapur, stellt Anmeldung, Datenbank und Dateispeicher bereit. Die Dentermin-Projektdatenbank ist in Frankfurt (eu-central-1) eingerichtet; das getrennte Piik-Projekt verwendet eu-west-1. Daraus folgt keine Zusage für sämtliche Support-, Protokoll- oder Ausführungsorte. Die öffentlichen Bedingungen beziehen ein Data Processing Addendum ein, das auch EU-Standardvertragsklauseln für einschlägige Übermittlungen regelt. Informationen: https://supabase.com/terms und https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum.

Resend: Plus Five Five, Inc., USA, versendet Konto- und Terminmitteilungen und verarbeitet Empfänger, Inhalt, Verwaltungslink und Zustellinformationen. Nach den veröffentlichten Bedingungen gilt das Art.-28-Addendum für jedes Konto mit dessen Einrichtung. Inhalte und Protokolle werden in den USA gespeichert; eine europäische Versandregion ändert dies nicht. Das Addendum bezieht EU-Standardvertragsklauseln ein. Informationen: https://resend.com/security/gdpr und https://resend.com/legal/dpa.

Piik und Google Gemini: Das optionale Gestaltungssystem verwendet Google Gemini über eine direkte Schnittstelle für ausgewählte Gestaltungsquellen und Anweisungen aus Anlage 1. Bei einer Websitequelle werden deren öffentliche URL und der Analyseauftrag an Googles URL Context übergeben; Google liest die Seiteninhalte oder verwendet eine dort verfügbare Index- beziehungsweise Cachefassung. Die Analyse ist keine garantierte aktuelle Bildschirmaufnahme. Bei einer reinen Bildquelle findet dieser Websiteabruf nicht statt. Googles Gemini-Bedingungen beziehen für die erfassten EWR-Datenverarbeitungen das Processor Addendum ein und schließen die Nutzung von Prompts und Antworten zur Produktverbesserung unter diesen Bedingungen aus. Begrenzte Sicherheitsprotokollierung und internationale Verarbeitung bleiben möglich. Der Google-Rechtsträger richtet sich nach dem maßgeblichen Konto und den Google-Vertragsregeln. Informationen: https://ai.google.dev/gemini-api/terms, https://cloud.google.com/terms/google-entity und https://business.safety.google/processorterms/. Andere technisch mögliche KI-Anbieter werden hier nicht als bereits eingesetzt erklärt; ihr Hinzukommen folgt Abschnitt 5.

Sites: Dentermin wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Für im Europäischen Wirtschaftsraum ansässige Kunden nennen die Sites-Bedingungen OpenAI Ireland Ltd. Für veröffentlichte Sites über Plus, Pro und andere Individualdienste gilt das produktbezogene Sites Data Processing Addendum; für Business/Enterprise gilt das allgemeine beziehungsweise vereinbarte Organisations-DPA. Erfasst sind gehostete Endnutzerdaten einschließlich technischer Nutzungsdaten; Erstellungsgespräche sind davon getrennt. Die offizielle Unterauftragnehmerliste erfasst Sites ausdrücklich und nennt unter anderem Cloudflare für CDN/Web Hosting. Internationale Verarbeitung bleibt unter den einschlägigen Transferregeln möglich. Informationen: https://openai.com/policies/chatgpt-sites-terms/, https://openai.com/policies/chatgpt-sites-data-processing-addendum/ und https://openai.com/policies/sub-processor-list/. Der in Anlage 1 begrenzte, nichtmedizinische Datenumfang bleibt unverändert.

Cloudflare und Kontaktpostfach: Cloudflare ist an Auslieferung und DNS des Hostings beteiligt. Betriebliche Kontaktpostfächer verwenden IONOS. Hierbei fallen erforderliche Verbindungs-, Domain- beziehungsweise Kontaktdaten an. Die kontobezogene Rechtsträger- und Unterauftragnehmerzuordnung ist im Verzeichnis nach Abschnitt 5 auszuweisen; diese Anlage erklärt keinen unbekannten Kontovertrag als abgeschlossen. Über normale Support-E-Mails sollen keine Terminlisten oder vertraulichen Kundendaten versandt werden. Für erforderliche Auftragsdaten wird ein geeigneter Übertragungsweg vereinbart.

Stripe verarbeitet bei einer ausdrücklich bestellten kostenpflichtigen Nutzung erforderliche Geschäfts- und Zahlungsdaten. Diese Abrechnung ist keine Beauftragung zur Verarbeitung von Kunden- oder Termindaten des Betriebs. Auch soziale Netzwerke, an die der Verantwortliche selbst einen Beitrag übergibt, werden nicht allein durch diese Vereinbarung zu Unterauftragnehmern. Dentermin veröffentlicht dort nicht selbstständig.

Anlage 4 – Kontakt, Weisungsbefugnis und Abwicklung

Weisungsberechtigt ist die im Annahmenachweis benannte vertretungsberechtigte Person. Vom Inhaber berechtigte Teammitglieder dürfen innerhalb ihrer zugewiesenen Rollen die angebotenen Verarbeitungsschritte auslösen. Vertragliche Änderungen und die Schließung des Betriebs bleiben dem berechtigten Inhaber beziehungsweise einer nachgewiesen vertretungsberechtigten Person vorbehalten. Änderungen der Vertretung und Kontaktadresse sind Dentermin zeitnah mitzuteilen.

Empfänger für Weisungen, Datenschutzanfragen, Vorfälle und Vertragsfragen ist Matthias Hallmann, hey@hallmann.cards. Dentermin nutzt für Mitteilungen den im Annahmenachweis angegebenen Kontakt beziehungsweise dessen nachweislich mitgeteilte Aktualisierung. Bei Zweifeln an Identität oder Befugnis erfolgt vor Herausgabe, Änderung oder Löschung eine angemessene Prüfung. Dokumentiert werden mindestens Absender, Zeitpunkt, betroffener Betrieb, Gegenstand und Bearbeitungsstand.

Während der Nutzung legt der Verantwortliche die erforderliche Aufbewahrung fest. Eine automatische Regel für geeignete abgeschlossene Termindaten kann er bewusst aktivieren. Die Voreinstellung ist ausgeschaltet. Nicht erfasste Sonderfälle und offene Datenschutzanfragen werden gesondert bearbeitet. Absage, Ablauf eines Verwaltungslinks oder Tarifkündigung allein sind keine vollständige Datenlöschung.

Private Piik-Entwürfe und Quellen können berechtigte Nutzer löschen. Der Auftrag entfernt Inhalte und stößt die sichere Bereinigung zugehöriger Dateien an; bei laufenden Verarbeitungsschritten kann diese nachgelagert abgeschlossen werden. Eine allgemeine automatische Piik-Aufbewahrungsfrist ist bei dieser Fassung nicht aktiviert. Wird eine solche Frist eingeführt, informiert Dentermin vor ihrem Wirksamwerden. Das Löschen eines privaten Entwurfs entfernt weder eine bereits übernommene öffentliche Titelbildkopie noch extern heruntergeladene oder geteilte Dateien. Bei vollständiger Betriebsschließung werden auch die von Dentermin verwalteten öffentlichen Kopien in den Löschauftrag einbezogen.

Rückgabe und vollständige Löschung werden über den Datenschutzbereich oder hey@hallmann.cards beauftragt. Der Sofortexport der Datenbank ist ein Hilfsmittel und ersetzt nicht die Prüfung weiterer Bereiche. Dentermin bestätigt den Auftrag, klärt Rückfragen und teilt Ablauf und vorgesehene Abschlussfrist mit. Es bearbeitet ihn ohne unangemessene Verzögerung; gesetzliche Fristen bleiben maßgeblich. Der Abschluss wird erst bestätigt, wenn die beauftragten Schritte tatsächlich durchgeführt beziehungsweise verbleibende gesetzliche Ausnahmen benannt sind.

Sicherungskopien werden einbezogen. Soweit einzelne Daten in technisch nicht selektiv änderbaren Sicherungen bis zum regulären Überschreiben verbleiben, dürfen sie nicht mehr produktiv genutzt werden; Zugriffe bleiben auf die erforderliche Sicherungsverwaltung begrenzt. Dentermin dokumentiert und benennt die tatsächlich einschlägige Restfrist und setzt die Löschweisung im Wiederherstellungsfall erneut um. Eine nicht belegte allgemeine Backup-Löschfrist wird hier nicht behauptet. Gesetzliche Aufbewahrung bleibt nur nach Abschnitt 8 zulässig.

Ende der Vereinbarung einschließlich ihrer Anlagen.